Hier erfahren Sie einige grundlegende Funktionen der EWU-Seminarverwaltung.
Damit Sie sich einen genaueren Überblick machen können, empfehlen wir Ihnen unsere Demo-Version zu testen und sich auf unseren Produktseiten (siehe weiter unten) zu informieren.

Firmen & Teilnehmer

Die Adressen der Veranstaltungsteilnehmer lassen sich mit sehr umfangreichen Merkmalen erfassen. Die eingebaute Suchfunktion erleichtern das Selektieren von ausgewählten Merkmalen.
Da es im Veranstaltungsmanagement zahlreiche Varianten von Besuchern gibt, bekommen Sie die Möglichkeit zwischen privaten und geschäftlichen Teilnehmern zu unterscheiden. Aber auch einzelne Besucher welcher von ihrer Firma zur Schulung geschickt werden können zu dem Unternehmen zugeordnet und abgerechnet werden.

Eine besondere Funktion ist die Kommunikationsorganisation und -ablage. Sie bekommen auf einen Blick alle Vorgänge angezeigt die diese Adresse betreffen. So gelingt es Ihnen leicht, den Überblick über bisherige Anrufe, Briefe, Faxe, E-Mail usw.zu behalten.
Durch die Funktion von Serienbriefen, Serien-E-Mails, Newslettern an einen vorher ausgewählten Teilnehmerkreis beschleunigt Ihre Seminarorganisation.

Wiedervorlagen bzw. eine ToDo erinnern Sie an austehende Aufgaben und können jederzeit automatisch generiert werden. Um beim Start der Software sofort einen Überblick über die anstehenden Tätigkeiten zu erhalten, können diese Wiedervorlagen als erstes beim Programmsart angezeigt werden. Damit bekommen Sie ein hilfreiches Tool um bei Ihrer Eventplanung keinen Punkt zu vergessen.


Dozenten und Referenten

Wie in der Teilnehmerverwaltung ist auch die Dozenten- bzw. Referentenverwaltung übersichtlich und trotzdem umfassend dargestellt. Auch hier finden Sie umfangreiche Suchfunktionen um Ihnen die Auswahl und Zuordnung der Dozenten zu vereinfachen. Zudem können Sie die Referenten einem Unternehmen zuordnen. Das ist besonders hilfreich wenn Sie die Dozenten über eine externe Vermittlungsagentur buchen und die Abrechnung auch mit dieser durchgeführt wird. Aber auch freiberufliche Dozenten können erfasst werden. Eine weiter Besonderheit ist die Honorarstaffelung. So können verschiedene Gebühren zu verschiedenen Veranstaltungsthemen dem Referenten zugewiesen werden.

In der dozenteneigenen Kommunikationsoragnisation und der automatisch generierten Wiedervorlage werden alle Vorgänge die diesen Referenten betreffen angezeigt. Damit sind Sie auch hier schnell im Bilde wann, warum und zu welchen Thema Sie den Kontakt hatten.
Da jeder Dozent andere Themenschwerpunkte, aber auch qualiative Unterschiede bei Themen bestehen, können Sie diese Themenschwerpunkte in Kurzform dem Dozenten zuweisen.
Fällt z.B. wegen Krankheit einer der Referenten zu einem bestimmten Seminar aus, können Sie sofort und schnell einen Ersatz finden und somit kurzfristig Änderungen in der Seminarplanung durchführen.
Ein weiterer Highlight ist die Dozenten und Seminarbewertung. Auf einfache Art und Weise können so Ihre Teilnehmer die Veranstaltung und den Referenten beurteilen und dies auch nach ISO 9000.

Seminare

Sie können beliebig viele Seminare und Veranstaltungen anlegen und in die Planung einbeziehen. Um die Übersichtlichkeit zu bewahren, können die Veranstaltungen in Arten zusammengefasst werden. Jeder Seminarart können Sie mit einer Farbe kennzeichnen. Nur so sind schnell Seminare ersichtlich und vor allem bei vielen Veranstaltungen bekommt jeder sofort einen Überblick was Sie gerade anbieten.

Es besteht die Möglichkeit einerseits die Teilnehmer in einer Warteschlange für ein bestimmtes Seminar vorzumerken und andererseits eine direkte Zuordnung zum Seminar selbst vorzunehmen.
Das Erstellen von Unterschriftslisten, Zertifikaten, Namensschildern und sonstigen Nachweisen für ein ausgewähltes Seminar übernimmt das Modul automatisch.

Während der Planung der Seminare wird in Abhängigkeit von Aufwendungen (Honorare, Betriebskosten, Arbeitsmittel und Anzahl der Teilnehmer) eine Kalkulationsüberwachung aktiviert.
Bei Unterdeckung, z.B. durch Teilnehmeranzahl erscheint dabei ein entsprechender Hinweis auf dem Bildschirm.

Seminarorte/Veranstaltungsorte

Sie können verschiedene Veranstaltungsorte erfassen. Zu diesen haben Sie auch die Möglichkeit wiederum einzelne Räume zu verwalten. Damit gelingt Ihnen die Zuordnung der Eventlocation in wenigen Schritten.
Die Seminarorte können ebenfalls mit Kontaktdaten wie z.B. Ansprechpartner und Kommunikationsdaten hinterlegt werden.
Die einzelnen Räume sind zudem mit deren Spezifikas erfassbar. Z.B. lassen sich die Anzahl der Sitzplätze, das Inventar und weitere Ausstattungsmerkmale hinterlegen.

Planung von Räumen, Dozenten und Stundenplan

Mit diesem Planungstool haben Sie Ihre Organisation im Griff. Schon beim Anlegen einzelner Veranstaltungen überprüft das System ob es Überschneidungen bzw. Kollisionen gibt.
Im Raum und Dozentenplan werden je nach Ansichtsauswahl die Termine der Seminare, der einzelnen Dozenten und Referenten, der Veranstaltungsorte bzw. Räumeangezeigt. Es ist zudem eine Übersicht integriert welche alle eingetragenen Termine schnell und übersichtlich anzeigt.
Für die bessere Darstellbarkeit können Sie zwischen Monats, Wochen oder Tagesansicht wählen.

Für Mac Nutzer:
Auf Grund der Spezifika der Mac-Systeme ist die Vorlagenanpassung für die Ausgabe Ihres Schriftverkehrs leider nicht eigenständig möglich. Wünschen Sie eine Anpassung der Vorlagen, führen wir dies für Sie kostengünstig durch. Nennen Sie uns einfach die Anzahl der Vorlagen und wir kalkulieren den Aufwand für Sie. Nutzen Sie dazu unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an.